Bilişim Sistemleri Yatırımlarında Kritik Başarı Faktörleri

İşletmelerde tutarlı bir bilişim sistemleri altyapısının oluşturulabilmesi

İşletmelerde tutarlı bir bilişim sistemleri altyapısının oluşturulabilmesi ve bu sistemlerin etkin bir şekilde yönetilebilmesi için dikkat edilmesi gereken bir takım hususlar yer almaktadır. Genel olarak, işletmeler büyüdükçe altyapıları da hızlı bir şekilde büyümeye başlamaktadır. Aksine; işletmeler küçülmeye başladıklarında da, önceki dönemlerde kurmuş oldukları gelişmiş bilişim sistemleri altyapısının atıl kalması nedeniyle zor durumda kalabilmektedir. Bu nedenle bilişim sistemleri altyapısı, işletmeler tarafından etkin bir şekilde ölçeklendirilmelidir. Ölçeklenebilirlik, çok sayıda kullanıcıya bilgisayar, ürün yada sistemin arızalanmadan ve bozulmadan gerekli hizmeti genişleterek sunabilme yeteneğini ifade etmektedir (Laudon & Laudon, 2020: 196).

2021 yılında, dünya genelinde geleneksel bilişim teknolojilerine (donanım, yazılım, telekomünikasyon ve servis) yaklaşık $4,13 trilyon yatırım yapılmıştır. Bu yatırıma ek olarak; yeni teknolojilere (robotik, yapay zeka, arttırılmış gerçeklik ve sanal gerçeklik) $1,03 trilyon daha ilave yatırım yapılmıştır (https://www.idc.com/promo/global-ict-spending/forecast). İşletmeler bu yatırımlara ek olarak yönetim danışmanlığı ve hizmetleri için de yatırım yapmaktadır. Bu yatırımların çoğu, bu yeni teknolojilerden yararlanmak için işletmelerin iş süreçlerini ve faaliyetlerini yeniden tasarlamalarını içermektedir. Bilişim sistemleri yatırımlarından elde edilecek iş değerinin büyük bir kısmı ise işletme içindeki organizasyonel, yönetsel ve kültürel değişikliklerden kaynaklanmaktadır.

Teknoloji Harcamaları (milyon $)	2018	2019	2020	2021	2022	2023
Geleneksel Teknolojiler	4,005,011	4,146,194	4,005,032	4,130,413	4,277,843	4,453,674
Yeni Teknolojiler	653,808	766,521	891,760	1,030,455	1,189,208	1,362,017
Toplam	4,658,819	4,912,715	4,896,792	5,160,868	5,467,051	5,815,691

Bugün birçok yönetici, bilişim sistemlerini yoğun şekilde kullanan ve bilişim teknolojisine büyük yatırımlar yapan işletmelerde çalışmaktadır. Yöneticiler bu yatırımı nasıl daha akıllıca yapabileceklerini bilmek istemektedir. Eğer yöneticiler bu yatırımlarda akıllı ve doğru bir seçim yapabilirlerse, işletme rakiplerinden daha iyi bir performans gösterecektir. Eğer yöneticiler bu konuda yanlış ve kötü bir seçim yapacak olurlarsa, işletmenin önemli miktarda finans kaynakları da boşa harcanmış olacaktır.

Bilişim sistemlerine yatırım yapmak isteyen işletmelerin yöneticileri, öncelikle aşağıdaki sorulara cevap aramalıdır. Bu sorular;

• işletmenin her biriminin kendi bilişim sistemleri kararlarını kendileri verebilme sorumluluğunda mı olmalıdır?
• bilişim sistemleri altyapısı nasıl yönetilmeli (merkezi yada ademi merkezi) ve kontrol edilmelidir?
• merkezi bilşim sistemleri yönetimi ile iş birimlerilerinin bilişim sistemleri yönetimi arasındaki ilişki nasıl olmalıdır?
• altyapı harcamaları işletmenin iş birimleri arasında nasıl tahsis edilmelidir?

Her işletme yöneticileri, kendi ihtiyaçlarına göre bu soruların cevaplarına ulaşmaya çalışmalıdır.

Bilişim sistemleri altyapı yatırım kararları

Bilişim sistemleri altyapı yatırım kararı, işletme yöneticileri için önemli bir yatırım kararıdır. Bilişim sistemleri altyapısı için yüksek miktarda para harcanması durumunda, altyapının atıl kalma ihtimali ortaya çıkabilir ve bu durum işletmenin finansal performansında önemli bir sorun oluşturabilir. Bilişim sistemleri altyapısı için düşük miktarda harcama yapılması durumunda da, önemli bir takım iş ve hizmetlerin teslim edilememe ve rakiplerden daha düşük bir performans gösterme durumu ortaya çıkabilir.

Yöneticiler öncelikle işletme ihtiyaçlarını ve kaynaklarını dikkate alarak bilişim sistemleri altyapı bileşenlerini satın alma yada dış tedarikçilerden kiralama yollarından birini seçerek doğru bir karar almalıdır.

Yöneticiler, işletmelerin bilişim sistemleri uygulamalarının gerçek maliyetlerini belirleyebilmek için toplam sahip olma maliyetini belirleyerek doğrudan ve dolaylı maliyetleri analiz etmelidir. Toplam sahip olma maliyeti; bir varlığı elde etme, bakım, kurulum, servis ve işletme için karşılanması gereken maliyetlerdir. Bilişim sistemleri yatırımı için donanım ve yazılımların satın alma maliyeti, toplam sahip olma maliyetinin sadece %20’sini teşkil etmektedir (Laudon &Laudon, 2020: 198). Bu nedenle yöneticiler, işletmenin donanım ve yazılımla ilgili toplam maliyeti anlayabilmek için idari maliyetlere de dikkat etmelidir. Etkin bir yönetimle, bazı idari giderleri azaltmak mümkündür. Toplam sahip olma maliyetini oluşturan önemli maliyet bileşenleri; donanım (bilgisayar, terminal, depolama ve yazıcılar da dahil tüm donanım cihazlar), yazılım (kullanıcılar için yazılım veya lisans), kurulum (bilgisayar ve yazılımın kurulumu), eğitim (bilişim uzmanlarına ve kullanıcılara eğitim), destek hizmet (sürekli teknik destek ve yardım masaları), bakım (donanım ve yazılım yükseltme), altyapı (ağlar ve özel ekipmanlar gibi alt yapıları elde etme, koruma ve destekleme), aksaklık süresi (donanım ve yazılım hatalarının sistemi kullanılamaz duruma getirmesi), fiziki alan ve enerji (teknoloji için yer ve güç sağlayan gayrimenkul ve hizmetleri) maliyetleridir. İşletmeler dış kaynak hizmetleri kullanarak sahip oldukları donanım ve yazılım kaynaklarını daha çok merkezileştirerek ve standartlaştırarak, toplam sahip olma maliyetini önemli ölçüde azaltabilmektedir.

Bilişim sistemleri yöneticilerin kullanmaları gereken beş temel güç

İşletmelerin bilişim sistemleri hizmetleri ve altyapısına ne kadar harcama yapması gerektiğini ortaya koymak için yöneticilerin kullanmaları gereken beş temel güç söz konusudur. Bu güçler; işletmenin piyasa takibi, işletme stratejisi, işletmenin bilişim sistemleri altyapısı ve maliyeti, rakiplerin bilişim hizmetleri ve altyapı yatırımlarıdır.

• İşletmenin piyasa takibi için müşteri, tedarikçi ve çalışana sağlanacak hizmetlerin bir listesi yapılmalıdır. Sunulan hizmetlerin, her grubun ihtiyaçlarını karşılayıp karşılamadığını bulmak için odak gruplar belirlenmeli yada her grup araştırılmalıdır.
• İşletme stratejisinde işletmenin beş yıllık stratejisi analiz edilmelidir. Stratejik hedeflere ulaşmada ne tür yeni hizmetler ve yeteneklere ihtiyaç duyulacağı değerlendirilmelidir.
• İşletmenin bilişim sistemleri stratejisi, altyapısı ve maliyeti için gelecek beş yıllık işletmenin bilişim sistemleri planları incelenmeli ve işletmenin iş planları ile uyumu değerlendirilmelidir. Toplam bilişim sistemleri altyapı maliyetleri belirlenmelidir.
• Rakiplerin bilişim hizmetlerinde müşteri, tedarikçi ve çalışanları için ne tür bilişim hizmetlerini sunabileceği ve rakiplerin bilişim sistemleri altyapı yatırımları için yapmış olduğu harcamalar, diğer rakiplere göre değerlendirilmelidir.

Yöneticilerin işletmeleri için yeni bir bilişim sistemi planlarken dikkat etmeleri gereken temel faktörler ise; örgüt çevresi, örgüt türü, örgüt yapısı (hiyerarşi, uzmanlaşma, rutinler ve iş süreçleri), örgüt kültürü ve politikaları, yönetim ve liderlik tarzı, bilişim sisteminden etkilenen çıkar grupları, bilişim sistemini kullanacak çalışanların tutumları ve bilişim sisteminin tasarlandığı görev, karar ve iş süreçlerinin türleridir.

Bilişim sistemlerini, rekabet avantajı elde etmek için başarılı bir şekilde kullanmak oldukça zordur. Çünkü teknoloji, örgüt ve yönetimin titiz koordinasyonunu gerektirmektedir. Günümüzde pazar, müşteri beklentileri ve teknoloji sürekli değişmektedir. Küreselleşme bu değişimleri daha da hızlı ve tahmin edilemez hale getirmiştir. Artık, işletmeler sadece bilişim sistemleri ile sürekli bir rekabet avantajı sağlayamamaktadır. Çünkü bilişim sistemleri, sık sık değişmekte ve her işletme tarafından ayakta kalmak için kullanılan önemli araçlar haline gelmektedir. Bir işletme, bilişim sistemlerini kendi işletme amaç ve hedefleri ile ne kadar uyumlu hale getirebilirse o kadar başarılı ve karlı olmaktadır. Bilişim sistemleri ve iş performansı üzerine yapılan bir araştırma, işletmelerin sadece dörtte birinin bilişim sistemleri ile işletmelerini uyumlu hale getirebildiğini ortaya koymaktadır (Laudon & Laudon, 2020:109).

Genel olarak iş insanları ve yöneticiler, bilişim sistemlerinin kuruluş için tasarlanma sürecinde aktif bir rol almamakta ve bu teknolojiyi görmezden gelmektedir. Sonuçta da bilişim sistemleri alanında yapılan hatalara göz yummaktadır. Bu işletmeler ise düşük performans göstererek ağır bir bedel ödemektedir. Hâlbuki başarılı işletmeler ve yöneticiler ise, bilişim sistemlerinin ne yapabileceğini ve nasıl çalıştığını bilmekte, bu teknolojilerin kullanımını tasarlamada aktif bir rol almakta ve gelir ile kar üzerindeki etkisini ölçebilmektedir.

Bilişim sistemlerini işletme ile uyumlaştırmak

Bilişim sistemlerini işletme ile uyumlaştırmak ve etkin olarak kullanarak rekabet avantajı elde etmek için yöneticiler mutlaka stratejik bir sistem analizi yapmalıdır. Bunun için de, yöneticiler; işletmenin içinde yer aldığı endüstri yapısının ne olduğu, iş-işletme-endüstrinin değer zincirlerinin neler olduğu ve bilişim sistemlerinin işletme stratejisi/amaçları ile ne kadar uyumlu hale getirildiği gibi bir dizi sorulara cevap aramalıdır.

Bilişim sistemlerinin örgüt ve yönetim boyutlarının farkındalığı

Bilişim sistemlerinin örgüt ve yönetim boyutlarının farkındalığı, bilişim sistemlerine yatırım yapmanın her işletme için yüksek geri dönüşler sağlamadığını ortaya koymaktadır. Bilişim sistemleri yatırımlarının geri dönüşleri arasındaki bu farklılığın temel nedeni tamamlayıcı varlıklarda yatmaktadır. Tamamlayıcı varlıklar, herhangi bir yatırımdan değer elde etmek için gerekli varlıklardır. Bilişim sistemlerine yapılan yatırımlar; destekleyici değerler, örgütteki yapılar ve davranış yolları ile diğer tamamlayıcı varlıklarla birlikte uygulanmadığında örgütleri ve yöneticileri daha etkin kılmamaktadır.

Bilişim sistemleri yatırımlarını, yeni iş süreçleri ve modelleri, yönetim davranışı, örgüt kültürü ve eğitime yatırım ile tamamlayan işletmeler daha yüksek geri dönüş elde ederken; bu tamamlayıcı yatırımları gerçekleştirmeyen işletmeler ise bu yatırımlardan daha düşük geri dönüş elde etmektedir.

İşletmelerin gerçekleştirmesi gereken tamamlayıcı yatırımların bir kısmını bina, makine ve araç gibi ölçülebilir varlıklar oluşturmaktadır. Bununla birlikte, bilişim sistemleri yatırımlarının değeri büyük oranda, yönetim ve örgüte yapılan tamamlayıcı varlık yatırımlarına bağlıdır.

Yatırımlarından yüksek geri dönüşler elde etmek

Bilişim sistemleri yatırımlarından yüksek geri dönüşler elde etmek için gerekli tamamlayıcı işletme varlıkları (örgüt kültürü, iş modeli, iş süreçleri, adem-i merkeziyetçilik, dağıtılmış karar verme yetkisi ve takım çalışması), yönetimsel varlıklar (yönetimin desteği, ödül ve teşvikler, takım çalışması, işbirliği, eğitim, esneklik ve yönetim kültürü) ve sosyal varlıklara da (internet ve telekomünikasyon alt yapısı, bilgisayar eğitimleri, ağ ve bilgi işlem standartları, yönetmelikler, kanunlar, teknoloji ve hizmet işletmelerinin varlığı) yatırım yapılmalıdır.

Sonuç olarak işletme ve yöneticiler, bilişim sistemlerine yeni bir yatırım yapmaları durumunda yukarıda bahsedilen hususlara azami dikkat ve özen göstermelidir. Ancak böylelikle bu yatırımlardan rakiplerine göre daha yüksek bir geri dönüş kazanabilecek ve uzun süreli bir rekabet üstünlüğü elde edebileceklerdir.

Kaynakça:

Laudon, K.C. & Laudon, J.P. (2020). Management Information Systems: Managing the Digital Firm, 16^th Ed., ISBN: 978-0-13-519179-8, Pearson Education Inc., NY.

https://www.idc.com/promo/global-ict-spending/forecast (E.T: 30.03.2022)