İşletmelerin Dijital Dönüşümü – Ne Kadar Zor Olabilir Ki?

Elbette kolay değil, ancak çok uzun yıllar sürecek, çok kaynak tüketecek ve hatta daha başlamadan pes ettirecek kadar da zor değil.

Sadece istemekle, dijital dönüşümden ne anladığımızı ve neler kazanacağımızı kavramakla ilgili bir durum. Böyle bir perspektife ve vizyona sahipsek işimiz çok daha kolay.

Temel Prensip; Kurumsal Dönüşüm ile birlikte, sade ve kolay kullanımı olan yeni nesil teknolojiler kullanarak Dijital Dönüşümü gerçekleştirmeyi hedefliyoruz.

Kendimize bazı sorular soralım ve cevapları arayalım;

Dijital Teknolojilere neden ihtiyacımız var?

Çünkü işletmeler rekabet etmek zorunda, verimliliğini-karlılığını artırmak zorunda ve büyümek zorunda. Aksi halde sürdürülebilirliği sağlayamayacak ve hatta ayakta kalmayı başaramayacak bunu biliyoruz. Elde var (1)

Yeterli mi? Elbette değil.

Diğer taraftan, maliyetlerini kontrol altın almak, ürünlerini, müşterilerini, tedarikçilerini, iş ortaklarını, makine-ekipmanlarını, insan kaynaklarını, fiziki ve finansal varlıklarını etkin yönetmek ve regülasyonlara uyum sağlamak zorunda. Elde var (2)

Dahası, bunları kendi bünyesinde yönettiği gibi, müşterileri, tedarikçileri, iş ortakları, devlet kurumları ve hatta tüm ekosistemi ile karşılıklı veri alış-verişi için entegre etmek zorunda. Elde var (3)

Kurumsal performansı neden ölçeriz?

Aslında, öncelikli soru Kurumsal Performansı ölçmeli miyiz? Cevap basit “Ölçemezsen Yönetemezsin”.

Hedeflerle yönetim bir strateji olmalıdır. Çalışan performansı, İş Süreçleri performansı, Departman performansı ve bunları toplamı ile Kurumsal Performansa ulaşabiliriz. Ve bu sonuçlar ile verimliliği artırabilir, dolayısı ile katma değer yaratabilir ve hatta riskleri de yönetebiliriz.

Performans nasıl ölçülür?

Tabi ki, KPI’ler, yani anahtar göstergeler ile, kurumsal karneler ile, yani sayılarla, rakamlarla, yani veri ile, yani dijital teknolojiler ile. Ölçmenin bilinen başka bir yolu yok! Elde var (4)

Sürdürülebilirliği nasıl sağlarız?

Sürdürülebilirlik için, insan odaklı değil, sistem odaklı ve belirli disiplinleri olan, standartlar ve kurallar ile çalışan kurumsal bir yapıya ihtiyaç var. (Kurumsallaşmak) Böylece yöneticiler, çalışanlar, iş modelleri, iş süreçleri değişse bile, İş ve işleyişin sürekliliği sağlanmalı ve sistem her zaman tıkır tıkır çalışmaya devam etmelidir. Üstelik sürekli geliştirilmeli ve değişime kolayca adapte olabilmelidir. Kurumsal hafıza da cabası. Elde var (5)

Not düşelim; Kurumsal hafıza derken, her kullanıcının masaüstünde office uygulamalarına kaydettiği veriyi ya da farklı uygulamalarda bir biri ile bağımsız takip edilen, bütünleştirmenin mümkün olmadığı, hatta manipülasyona açık veriyi kastetmiyoruz.

Aksine; Kurumsal Hafıza; bir disiplin ve yetki dahilinde kaydedilen, iş akışı ile yönetilebilen, herkes için aynı sonuçları üreten, tekleştirilmiş ve konsolide edilmiş verilerden oluşur.

Peki, bu kadar büyük veriyi ne yapacağız?

Tabi ki analiz etmeliyiz ve bunu anlık olarak yapabilmeliyiz. Veri analitiği, iş zekası sistemleri kurmalıyız. Veriyi bütünleştirip görselleştirmeliyiz. Yöneticiler sayfalarca raporlamayı sevmez, genellikle okumaz da. Onlara sade, net, özet ve hatta karşılaştırmalı grafikler, analizler sunmalıyız. Böylece bilginin gücünü de kullanarak çok daha hızlı ve isabetli kararlar alabileceklerdir. Elde var (6)

Devam edelim…

Dijital Dönüşüm Yol Haritası nasıl olmalı?

Öncelikle bazı terimlere açıklık getirelim, daha doğrusu bu terimleri biz nasıl anlıyoruz ve tanımlıyoruz, şimdi buna bakalım.

Teknoloji nedir?

100 kişiye sorsak alacağımız en popüler cevap “Teknoloji, hayatımızı kolaylaştıran araçlar bütünüdür” der. Evet bu doğru, ama artık bu yeteli değil, çünkü teknoloji hayatı kolaylaştırmanın yanında katma değer yaratmanın en belirgin ve kolay yoludur. Yani işletmemizde katma değer yaratmak için teknolojiyi kullanmalıyız.

Süreç nedir?

Bir işletmenin, tüm faaliyetlerinin bir sıralama ve disiplinle yönetilmesi için tasarlanmış, eylemler ve akışlar bütününe Süreç diyoruz.

Kurumsal performansı ölçmenin ve sürekli iyileştirmenin en geçerli yolu süreçlerle yönetim disiplinidir.

Katma Değer yaratmak! Bu Önemli! Ama Nasıl?

Teknoloji ve katma değer arasındaki ilişkiyi farklı bir bakış açısı ile yeniden yorumlayalım;

Teknoloji, hız ve doğruluğun garantisidir. Katma değer için daha hızlı, daha verimli ve performanslı çalışmaya, doğruluk için kontrol’e ve disipline ihtiyacımız var. Doğru kurgulanmış dijital teknolojiler sizi ve işinizi hızlandırır ve hatalı sonuçlar üretmezler. Anahtar kelimelerimiz “hız” ve “kontrol”

O halde; iş ve işlemlerimizi bir süreç dahilinde, daha kontrollü, daha doğru ve daha hızlı yapabiliyorsak; önce performans elde ederiz, sonra verimlilik ve sonra katma değer. Bingo!

Basit bir örnek verelim, Satış Sipariş sürecini ele alalım,

Klasik Süreç; müşterinin 1 adet siparişi, mail, faks, web form vb. İşletmemize göndermesinden, sevkiyata kadar harcanan zaman yaklaşık 40 dakika. Farklı departmanlardan zaman harcayan yaklaşık 6 farklı kişi. (sistem’e kaydedilmesi, onaylanması, bütçe kontrolü, stok kontrolü, müşteri risk kontrolü, sevkiyat planı, irsaliye vb. bu işlemler manuel yapılır.)

Peki ya günde 100 sipariş gelirse? Yaklaşık 4.000 dk. 66 saat. (Bir gün 24 saat)

Hatalı işlem olasılığı; yüksek

Dijital Süreç; Yukarıdaki örnek süreci dijitalleştirelim. Müşteri siparişi b2b ekranından kaydeder, sistem tarafından onaylanır veya reddedilir, sistem müşteri risk kontrolü yapar, stok kontrolü yapar, sevkiyat planına alır, irsaliye oluşturulur. (siparişin tetiklenmesinden sevkiyata kadar manuel müdahaleye gerek kalmadan (isteğe bağlı) süreç tamamlanır.) 1 sipariş için yaklaşık harcanan zaman 1 dakika. Farklı departmanlardan zaman harcayan 1 kişi (onay için isteğe bağlı)

Peki ya günde 100 sipariş gelirse? Yaklaşık 100 dk. 1,5 saat.

Hatalı işlem olasılığı; yok

Sonuç; Bu ve benzeri örnekleri çoğaltabiliriz. Bu örnekteki katma değer; en basit anlamda, zaman tasarrufu, maliyet tasarrufu, oto kontrol, müşteri memnuniyeti vb.

Rekabet gücümüzü korumak ve artırmak için, Dijital Teknolojilere ihtiyacımız olduğunun en basit göstergesi değil midir?

Bu bakış açısı ile, uçtan uca tüm iş süreçlerimizi dönüştürdüğümüzü düşünelim ve katma değeri hesaplayıp, alt alta yazıp toplayalım, çıkan sonuca çok şaşıracaksınız.

Bu arada; Peki insanlar ne iş yapacak, işsiz mi kalacak? muhabbetine hiç girmeyelim, başka bir makale konusu. (kişisel fikrim, kimse işsiz kalmayacak çünkü; dijital teknolojiler  yeni iş alanları, yeni meslekler ve daha nitelikli insan kaynağının gelişimine katkı sağlayacaktır)

Dijital Dönüşüm Ne Demek?

En basit anlamda, İş Süreçleri ile Teknolojinin bütünleştirilmesini Dijital Dönüşüm olarak tanımlayabiliriz.

Yakından bakalım; Dijital Dönüşüm, teknolojik yenilik ve değişimlerden ibaret değildir, olamaz da, klasik iş süreçlerinin, iş modellerinin, iş yapma pratiklerinin ve hatta kurumsal kültürün topyekün değişimini ifade eder.

Dijital Dönüşüm, insan kaynağını, iş süreçleri disiplinini bir bütün olarak ele alıp, dijital teknolojileri kullanarak Kurumsal Dönüşümü gerçekleştirmekle mümkündür. Dijital Teknolojiler Kurumsal Dönüşüm için sadece bir araçtır. Bu araçları kullanarak dönüşümü gerçekleştirmek için, yeni bakış açısına ve Kurumsal kültür değişimine ihtiyaç var.

Dijital Dönüşüm Nasıl yapılır?

Klasik iş süreçleri, iş modelleri, iş yapma pratikleri, davranış biçimleri ve eski alışkanlıklarımızla (iş)hayatımıza devam ederken, en son teknolojileri kullanıyor olmak dijitalleşmenin bir göstergesi olamaz. Olsa olsa yüksek maliyetler, başarısız girişimler ve kendimizi kandırmak olur.

Kim ya da Kimler yapacak?

Kesinlikle başkaları değil, bundan eminiz.

İşletmemizin dijital dönüşümünü bir başka kişiden/firmadan (ürün, hizmet sağlayıcılar) beklemekte doğru bir yaklaşım değildir. Ürün/hizmet sağlayıcılar ancak ihtiyacımız olan, altyapı, ürün, yazılım, danışmanlık, eğitim ve destek vererek bu dönüşümde bizlere yardımcı olabilir, yol gösterebilirler, ama sihir yapamazlar.

Dolayısıyla kendi işletmelerimizin Dijital Dönüşümünü ancak ve ancak kendi ekiplerimizle, takımlarımızla ve çalışanlarımızla gerçekleştirebiliriz. Çünkü yönettiği ve yaptığı işi en iyi bilen onlar.

Buraya kadar okuduysanız ve aynı fikirdeysek,

Hadi o zaman başlayalım;

Dijital Dönüşüm Proje Adımları

Değişime kendimizden başlamalıyız, Dijital Dönüşüm stratejik bir hedef olmalı, İşletme Üst Yönetimi, İnsan Kaynakları ve tüm paydaşların benimsemesi en temel ön şart olmalıdır.

Dijital Dönüşüm, İnsan Kaynakları, Müşteriler, Tedarikçiler ve İş ortakları olmak üzere İşletmenin tüm ekosistemini kapsayacak genişlikte planlanmalıdır.

1-Strateji Belirle

Tüm iş süreçlerinin uçtan uca dijital teknolojiler ile yöneterek, Kurumsal hafıza oluşturmak ve gerçek zamanlı işletmeye dönüşmek.

2-Hazırlık yap

Üst yönetimin desteği ile;

• Proje liderinin seçilmesi,
• Proje ekibinin oluşturulması,
• İş süreçlerinin ve iş akışlarının belirlenerek haritalarının çıkarılması,
• Süreç sahipleri ve anahtar kullanıcıların belirlenmesi.
• Mevcut veri haritasının çıkarılması,

Sorunlu alanlar ve ihtiyaçların belirlenerek önceliklendirilmesi.

3-Teknoloji (Yazılım) Seçimi

ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) sistemi seçimi; Dijital Dönüşümün en önemli adımdır. Doğru teknoloji seçimi kritik öneme sahiptir. En pahalı ya da en popüler markaları seçmek, doğru bir yöntem olmayabilir. İşletmemizi geleceğe taşıyacak ve bize en uygun ERP sistemi seçmeliyiz.

Not Düşelim; Kötü sistem yoktur, “kötü kurgulanmış sistem vardır” prensibi ile ERP sistemlere eşit mesafede yaklaşıyoruz.

Hepsi aynı işi yapıyorsa, ERP seçimi neden kritik peki? Çünkü teknolojisi önemli, altyapısı önemli, kullanım kolaylığı önemli, tüm ihtiyaçlarımızı çözme yeteneği önemli, web tabanlı olması önemli, sürdürme maliyeti önemli, açık kaynak kodlu olması önemli, platform bağımsız çalışması önemli…

Neden ERP?

Çünkü ERP sistemler ve İş Platformları Dijital dönüşümün omurgasıdır. İşletmemizin en temel iş süreçlerini ve verilerini konsolide bir şekilde yönetemiyorsak, dijitalleşmeden bahsedemeyiz.

Peki seçim yaparken nelere dikkat etmeliyiz;

Klasik masaüstü uygulamaları, temel set muhasebe uygulamaları, client-server mimarileri, herhangi bir işe ya da departmana özgü parça yazılımlar ve eski teknolojiler tarih oldu. Klasik teknolojiler ile dijital çağa ayak uydurmak artık mümkün değil.

Tüm işletmemizi ve ekosistemimizi uçtan uca, kolay ve hızlı yönetebileceğimiz, esnek, ölçeklenebilir ve özelleştirilebilir, web tabanlı, açık kaynak kodlu, geliştirimi ve implementasyonu kolay, her platformda çalışabilir İş Platformu olmalıdır.

Ve ayrıca;

Yeni nesil ve modern teknolojileri kullanan, başka bir uygulamaya ihtiyaç duymadan, tüm kurumsal verilerimizi tek platformda konsolide edebileceğimiz, birlikte ve etkileşimli çalışma ortamı sağlayan, dijital sinir sistemi olmalı.

Yeni nesil ERP sisteminiz, uzaktan çalışmayı ve her platformda çalışmayı sağlayan, şimdi ve gelecekte ihtiyacınız olabilecek tüm modül, uygulama ve iş objeleri barındıran, işletmenizi Dijital Çağa taşıyacak kapsamlı bir İş Platformu olmalıdır.

Elbette, sahip olma ve sürdürme maliyetleri de makul olmalı, yasal mevzuata ve regülasyonlara uyumlu olmalı, destek hizmetleri etkin çalışıyor olmalı.

Bizi geleceğe taşıyacak teknoloji, ERP’nin ötesinde, Web’i destekleyen değil, doğuştan web tabanlı bir İş Platformu olmalı. Böylece, Uygulama kurmaya son! Herhangi bir web tarayıcının çalıştığı her ortamda koşabilen, yeni nesil bir ERP’den bahsediyoruz.

Dijital Çağdaki yeni sloganımız; Sabah geliştir, Öğlen test et, Akşam canlıya al.

4-Analiz

Her departman ve anahtar kullanıcı ile süreçler ve iş akışları detaylı analiz edilir. İhtiyaçlar ve öncelikler belirlenir. Basit’ten başlamak ve daha sonra detaylandırmak her zaman işe yarar. Projenin en başında, en karmaşık konulara öncelik vermek proje süresini uzatır.

Fiili olarak uygulanmayan, yani olmayan iş ve süreçleri dijital ortama taşıyamazsınız. Önce kendiniz yapın sonra dijital sisteme aktarın.

Öncelik her zaman, işletmenin hayatını devam edebilmesi için gerekli olan ana süreçlerin uyarlanması, test edilmesi ve canlıya alınması olmalıdır.

5-Data Çevrimi

Dijital Çağ’da en önemli değerimiz Veri. Şunu da çok iyi biliyoruz ki, geçmişteki verilerimiz geleceğe ışık tutacak. Yukarıda bahsettiğimiz Kurumsal Hafıza için de bu adım çok önemlidir.

Nasıl yapılır?

Öncelikle, hangi verilerimizi yeni ERP sistemimize taşıyacağımıza karar vermeliyiz. Örneğin; Sabit kayıtların yanında, Personel verileri, ürünler ve stoklar, üretim ve maliyet verileri, müşteri ve tedarikçiler, finans ve muhasebe verileri, sabit kıymetler, CRM verileri, Bütçe Planları ve Projeler vb.

Data çevrimi, teknik ekipler tarafından, import şablonları, data copy veya migration(göç) araçları gibi yeni nesil teknolojiler ile kolay ve hızlı bir şekilde yapılabilmektedir.

Test Sistemi;

Olmazsa olmazımız. Canlıya alana kadar tüm işlemler test sisteminde yapılır, implementasyon’un tüm adımları test sisteminde kurgulanır ve çalıştırılır. Olası hatalar giderilir, düzeltmeler, değişiklikler ve geliştirimler yapılır.

Test verileri ile kullanıcıların kendi işlemlerini test etmeleri sağlanır ve sonuçlar izlenir. Tercihen, canlıya alındıktan sonra da belirli süre paralel işlem yapılabilir.

6-Eğitim

ERP sistemimizi canlıya almadan önce, kullanıcılarımıza teorik ve uygulamalı eğitim vermek için haftalarca, aylarca zaman harcamasak, bu mümkün mü?

Evet mümkün, şöyle ki;

Hatırlayalım; Dijital Dönüşüm yolculuğumuza başlarken, 2 temel prensibimiz vardı, sade ve kolay kullanımı olan yeni nesil teknolojiler.

Hedefimiz nedir? İlgili kullanıcıyı süreç akışına göre yönlendiren, gerekli durumlarda uyaran, kontroller ve disiplinler ile hata riskini minimize eden, tek bir ekranda büyük resmi görebileceğimiz ve birlikte etkileşimli çalışabileceğimiz, akıllı bir ERP-İş Platformu sistemi kurmaktır.

Ne yapmak istediğini sor ERP sana söylesin, çok basit değil mi? (yapay zekadan bahsetmiyorum)

Dolayısıyla; Temel seviyede teknoloji okur yazarlığı olan, iş sürecine hakim, işini nasıl yöneteceğini bilen kullanıcılar için detaylı eğitim ihtiyacı olmayacak. Kullanıcılarımız, sayfalar dolusu kullanım kitapçıklarına ihtiyaç duymadan, internette (e-ticaret veya online bankacılık sitesinde) gezinir gibi, tüm iş ve süreçlerini yönetebilecek.

Anahtar kullanıcılar için, teknik ve uygulama eğitimi verilmelidir elbette, ancak kullanıcılara sadece genel tanıtım ve işleyişin anlatılması işlerini yapması için yeterli olacaktır.

7-Canlı Kullanıma Alma

Baştan söylemeliyim, her şeyi aynı anda yapamazsınız. Öncelikle, işletmemizin devamlılığını sağlamak ve iş kayıplarına yol açmamak için, sizin için kritik olan, ana süreçlerinizi, örneğin; Satınalma, Üretim, Satış, Muhasebe, Finans, Fatura, E-Devlet, İnsan Kaynakları, Bütçe vb. uyarlama yapıp canlıya alın.

Basit düşünmek ve adım adım ilerlemek her zaman daha iyidir. Karmaşık süreçlerinizi daha iyi analiz etmek ve dijitalleştirmek için sona bırakın ve mümkünse sadeleştirin.

Buraya kadar her şey tamamsa, tebrikler Dijital Dönüşüm yolculuğunuz hayırlı olsun…

Bazı Tavsiyeler!

• Dönüşümü hedefliyoruz, eğer ERP sisteminizi mevcut iş sürecinize (eğip bükerek) uydurmaya çalışırsanız, bu çok büyük bir hata olur ve başa dönersiniz.
• Zaten hedef dijital teknolojileri kullanarak Kurumsal Dönüşüm gerçekleştirmek değil miydi? O zaman ERP’nin sağladığı disiplini kullanarak iş süreçlerinizi dönüştürmelisiniz.
• İş Süreçlerinizi yönetmek için farklı farklı uygulamalar satın alıp, entegre etmeye çalışmayın, başaramazsınız, konsolidasyonu sağlayamazsınız.
• Alışkanlıklardan vazgeçmek zordur, çalışanlar direnç gösterecektir. Onları teşvik etmelisiniz veya değişime zorlamalısınız.
• Herkese her yetki verilmez. Departmanlara, İş Süreçlerine ve Rol-Pozisyonlara göre yetkilendirmeler yapmalısınız.

Son söz!

Dijital Dönüşüm, işletmeniz var olduğu sürece devam eden uzun soluklu bir stratejidir. Bitiş noktası hiçbir zaman olmayacak. Teknolojik gelişmeler, çevresel etmenler, sektörel değişimler, regülasyonlar vs. sürekli değişecek ve iş süreçleriniz ve sisteminiz dinamik olarak buna ayak uydurmak durumunda kalacaktır. Bu kötü bir şey değil.

İşletmeler için, Dijital Dönüşüm bir ihtiyaç değil zorunluluktur. Yukarıda anlatılanlar, gerçek hayatta uygulanmış Dijital Dönüşüm hikayesinden kesitleridir. Yani tecrübe ile sabittir.

Hangi ERP diye soranlar için, Workcube %100 web tabanlı ERP, All in One İş Platformu sistemidir. İnceleyebilirsiniz.

Siz de bu perspektiften bakıyorsanız eğer,

İşletmelerin Dijital Dönüşümü – Hiçte Zor Değil…

Faydalı olması dileğiyle…

Yusuf Ünal | IT Manager, ERP & Digital Transformation Expert