NatWest, Çalışanlarının İşyerinde WhatsApp Kullanmasını Yasakladı

Personelin bir organizasyonun kontrolü dışındaki iletişim kanallarını kullanmasına izin vermek ciddi sorunlara yol açabilir.

İngiliz bankası NatWest, iç iletişim uygulamalarını yeniden düzenlemek amacıyla çalışanlarının bir dizi onaylanmamış mesajlaşma uygulamasını kullanmasını engelledi.

BBC’nin haberine göre NatWest, WhatsApp , Facebook Messenger ve Skype gibi tüketici mesajlaşma platformlarına iş cihazlarında erişimi kaldırdı ve çalışanlarına bunun yerine onaylı kanallara bağlı kalmalarını söyledi.

NatWest’ten yapılan açıklamada, “Birçok kuruluş gibi biz de, ister şirket içi ister şirket dışı olsun, iş konularıyla ilgili iletişimde yalnızca onaylı kanalların kullanılmasına izin veriyoruz” denildi.

Onaylanmış kanallar, diğer mesajlaşma uygulamalarının mesajları saklayamayacağı iletişimlerin kaydını tutar. ABD’deki JPMorgan Chase ve Wells Fargo gibi birkaç büyük banka, personelinin kötü kaydedilmiş iletişim kanallarını kullanmaları nedeniyle düzenleyici eleştiriler aldı.

Element CEO’su Matthew Hodgson, ITPro‘ya yaptığı açıklamada, bu uygulamanın özellikle finansal hizmetler veya yüksek riskli verilerin işlendiği diğer sektörlerde önemli olduğunu ancak doğru iletişim kanallarını kullanmanın her işletme için hayati önem taşıdığını söyledi .

Hodgson, “Bir kuruluşun iletişim aracı seçimi yalnızca teknik bir karar değil, aynı zamanda NatWest gibi finans sektörü kuruluşları için her gün ele aldıkları verilerin hassas yapısı göz önüne alındığında özellikle önemli olan bir yönetişim zorunluluğudur” dedi.

Hodgson, “Daha azı sadece operasyonel verimsizliği değil, aynı zamanda hesap verebilirliğin temellerini de riske atar” diye ekledi.

Buna rağmen, bu tür kısıtlamaların sınırlı bir başarı sağladığı bildirildi. Global Relay’in 2023 tarihli bir raporu, katılımcıların %59’unun WhatsApp ve benzeri uygulamalara yasak koymayı taahhüt etmesine rağmen, yalnızca %2,6’sının bu hareketi düzenleyici incelemeye dayanacak etkili bir çözüm olarak gördüğünü buldu.

İyi iletişim iyi iştir

Smarsh’ta bilgi yönetimi başkan yardımcısı olan Robert Cruz’a göre, iş kullanımı için belirli iletişim araçlarının seçilmesi çeşitli şekillerde yardımcı olabilir. Örneğin, yeni iletişim araçlarının değerlendirilmesi yönetim sürecini her daim geçerli hale getirebilir.

Cruz, ITPro’ya “Yeni araçlar ortaya çıkacak ve müşteriler şu anda desteklenmeyen araçlarla etkileşim kurmayı talep etmeye devam edecek. Bir sürecin olması, kontrollerinizin etkili olmasını sağlarken çevik ve işletmeye duyarlı olmanızı sağlar” dedi .

Cruz, bir işletmenin Telegram üzerinden iletişim kurmak istemesinin , ancak işletmenin teknolojiyi ve olası uyumluluk risklerini yönetebileceğine karar vermesi durumunda mümkün olabileceğini söyledi.

Cruz, iletişim yönergelerinin onaylanmasının ayrıca farklı departmanlardaki personelin iletişim karar alma sürecine katkıda bulunmasına olanak tanıdığını söyledi. Çalışanların yeni araçlar için tercihleri ​​olabileceğini ve işletmeler genelindeki paydaşların, iletişim yönetimi yerindeyse faydaların riski aşıp aşmadığına karar vermeye yardımcı olabileceğini ekledi.

İletişim yönetimi BT için bir nimettir 

Cruz, özellikle BT departmanıyla ilgili olarak, net iletişim politikalarının işletmedeki belirli sorunlara daha verimli ve daha etkili yanıtlar verilmesini sağlayabileceğini söyledi.

Bu tür sorunlar arasında düzenleyici soruşturma, dava veya iç soruşturmalar yer alır ve bunlar ortaya çıktıkça ele alınabilir. Buradaki alternatif zaman alıcı ve yönetilmeyen bir dizi kaynak ve cihazdan içerik toplamayı gerektiren kesin olmayan bir süreç olabilir.

Cruz, bunun ayrıca BT ekiplerinin iletişim kanalları genelinde veri koruma bariyerlerini kapsamlı bir şekilde yönetmelerine olanak tanıdığını ve bunun güvenlik ve uyumluluğun sağlanması konularında yardımcı olabileceğini söyledi.

Cruz, “Hangi araçların kullanım için onaylanabileceğinin belirlenmesinde (genellikle uyumlulukla BT ortaklığı aracılığıyla) yapılan titiz inceleme, daha sonra ortaya çıkabilecek şaşırtıcı tedarikçi uygulamalarını ortadan kaldırabilir” diye ekledi.