Otel Yönetim Yazılımına İhtiyacım Var mı?

Bir konaklama mülkünüz mü var (veya işletiyor musunuz)? Belki babanızın aile otelinin varisisiniz ya da bir şehir pansiyonu veya yepyeni bir kamp alanı gibi kendi işinize yeni başladınız. Büyük bir otel zincirinin parçası değilseniz, sektörünüzdeki en son teknoloji trendlerine gerçekten aşina değilsinizdir.

Muhtemelen bir web siteniz var ve belki de mülkünüzü Google Business’a kaydettirdiniz ama hey, bu yeterli değil. Zaten birçok rakibiniz olduğunu biliyorsunuz ve pazarın aşırı kalabalık olduğunu biliyorsunuz, öyleyse neden her şeyi şansın ellerine bırakıyorsunuz? Bu günlerde herhangi bir alanda başarılı olmak istiyorsanız, hedef kitlenizi, ne istediğini ve neye ihtiyacı olduğunu bilmeniz gerekir. Bu rehber tam da bunu yapmanıza yardımcı olabilir.

İyi tasarlanmış bir otel yönetim sistemi, otelinizi çeşitli şekillerde etkili bir şekilde güçlendirecektir. Ama önce, ihtiyacın olduğunu anlamalısın. Ve hayır, burada size ürünümüzü satmaya çalışmıyoruz, sadece daha fazla para kazanmanıza ve daha mutlu misafirlere sahip olmanıza yardımcı olmak istiyoruz. Tamam, neden eski dizüstü bilgisayarlar ve Excel sayfaları işe yararken otel yönetimi yazılımına ihtiyacınız var?

Web Sitenizde Rezervasyon Motorunuz Yok

Basitçe söyleyelim, insanlar sizi çevrimiçi bulduklarında, web siteniz üzerinden oda rezervasyonu yapamazlar ve bu sadece kötü bir kullanıcı deneyimi. Elbette, her zaman Booking’ten veya başka sistemlerden bir kayıt formu yerleştirebilirsiniz, ancak bu durumda muazzam Rezervasyon ücretlerine sahip olursunuz. Ya size, odanız için rezervasyon formunu doğrudan web sitenize entegre etmenize izin veren bulut tabanlı hizmetler olduğunu söyleseydik? En tatlı şey, bu kullanışlı özellik için fazladan ödeme yapmanıza gerek olmamasıdır.

Günümüz müşterileri bilgi için daha derine inmeye istekli değil. Her şeyi istiyorlar ve şimdi istiyorlar. Tıpkı senin ve benim gibi. Size bir soru sorayım, ne sıklıkla bir şirketi arayıp bir şey sorarsınız? Doğru! Neredeyse hiç. Ve bu şekilde müşteri kaybedersiniz. Müşteri kaybetmek istemezsin, değil mi?

O halde, otelinizi rezerve edip etmemeye karar verirken ihtiyaç duydukları her şeyi aldıklarından emin olmalısınız. Bu, onlara rezervasyonlarını çevrimiçi olarak hızlı bir şekilde yapma fırsatı vermezseniz, muhtemelen daha iyi bir şey aramak için “geri” düğmesine basmış oldukları anlamına gelir.

Ama hey, bunu yapmak için bir rezervasyon yazılımına ihtiyacınız yok! Evet efendim, haklısınız! Bir iletişim formu oluşturabilir ve bir rezervasyon motoru gibi görünmesini sağlayabilirsiniz. Ancak, işin zor kısmı, bu rezervasyonların manuel olarak işlenmesi gerektiğidir. Daha da kötüsü, size çekirdek müşterilerinizin profili hakkında herhangi bir fikir vermezler veya size değerli finansal veriler de vermezler.

Öte yandan, tam entegre otel yönetimi yazılımı çözümleri, personelinizin daha önemli görevleri yapmak için daha fazla zamana sahip olması için çevrimiçi rezervasyonları otomatik olarak işler. Rezervasyonları web sitenizden bir deftere veya Excel sayfasına manuel olarak aktarmak zorunda olmadığınız bir dünya hayal edin. Bu rezervasyonların her an her yerden erişebileceğiniz bir veri tabanına gittiği bir dünya. Size onları anında kontrol etme gücü veren bir veritabanı. Bu bir ütopya değil, bütçeniz kısıtlı olsa bile karşılayabileceğiniz bir gerçektir.

Tek Bir Veritabanınız Yok

Tek bir veri tabanı derken, tüm verileri tek bir yerde tutan bir platformu kastediyoruz, finansal raporlar, hedef kitle bilgileri, faturalar, gelen konuklar, ayrılan konuklar, temizlenmesi gereken odalar, önceden temizlenmiş odalar vb. Şansınız, mülkünüzü düzenli tutmak için zaten farklı araçlar kullanıyor olabilirsiniz – paylaşılan Google E-Tablolar (veya daha kötüsü, Excel dosyaları), not defterleri, fatura oluşturucu, kazançlarınızı aylık olarak bildirdiğiniz Word belgeleri (bunu yaparsanız). Bunların tümü bilgisayarınızdaki farklı dosyaların etrafına dağılmış durumdadır ve büyük resmi görmenizi engeller.

Sonuç olarak, hem siz hem de personeliniz neler olup bittiğini anlamaya çalışırken bir dosyadan diğerine atlarsınız. 24 numaralı odadaki aile geldi mi? Japon işadamı 3. daireden ayrıldı mı? Yaşlı bayandan kullandığı ek ikramiyeler için mi yoksa zaten ödedi mi? Hey Mark, dün gece restoranda gerçekleşen düğün için bir fatura oluşturdun mu? Her şey için tek bir yazılım kullansaydınız çok daha kolay olurdu, size çok fazla zamana ve çok fazla paraya mal olan dev bir karmaşaya değil.

Birine Check-In / Check-Out Yapmak uzun Sürer

Bakın, misafirleriniz iyi vakit geçirmek umuduyla tatildeler, onları resepsiyonda çok uzun süre bekletmeyin yoksa büyük bir olumsuz eleştiri alırsınız. Ve tahmin et ne oldu, kuyrukta beklerken olumsuz yorum yazmaya başladılar bile!

Sorun, misafirleriniz geldiğinde, meslektaşlarınızdan birinin başlangıçta üzerinde çalıştığı rezervasyonlarını kontrol etmeniz gerektiği gerçeğinden kaynaklanıyor. Not defterine mi yoksa Excel sayfasına mı koydu? Sıra daha da uzarken, her yerde isimlerini aramaya başlıyorsunuz. İnsanlar sinirlenmeye başlar. Sonuç olarak, hayal kırıklığına uğrarsınız ve kesin rezervasyonu bulmak her zamankinden daha zor görünüyor. Bu bir kartopu etkisidir ve bunu biliyorsunuz. Bunu yoğun sezonlarda hissettiniz, değil mi?

Tersine, çevrimiçi rezervasyonları otomatik olarak yürüten bir otel yönetimi yazılımınız olduğunda, yapmanız gereken tek şey konuklarınızın adlarını yazmak, odalarını bulmak ve “Check-in” düğmesine basmaktır. Bu kadar! Artık Excel sayfaları yok, not defterleri yok, saçmalıklarla vakit kaybetmek yok.

Ne Olduğu Hakkında Hiçbir Fikrin Yok

Demek istediğim, muhtemelen var ama misafirlerinizi ayrıldıktan sonra gerçekten analiz ediyor musunuz? İşin püf noktası, topladığınız verilerden güçlü içgörüler elde edebilmektir. Bununla birlikte, konukların verilerini kağıt üzerinde topladığınızda, ondan değerli herhangi bir bilgi toplamak son derece zordur.

Veriler istatistikler için kullanılabilir ve istatistikler size gerçekte neler olup bittiğine dair bir ipucu verebilir. Ziyaretçilerinizin çoğunun Afganistan’dan geldiğini düşünebilirsiniz, ancak gerçekte ziyaretçilerinizin çoğu Almanya’dan gelir. En yoğun sezonunuzun Mayıs-Eylül olduğunu düşünebilirsiniz, ancak veriler aslında Temmuz-Eylül olduğunu ve gelirinizin çoğunun yıl boyunca hafta sonları geldiğini söylüyor.

Excel sayfalarınızı gerçek otel yönetimi yazılımı için bıraktığınızda, hedef kitlenizin derinliklerine inecek ve fethedilecek yepyeni bir dünyanın olduğunu fark edeceksiniz.

Bu makale ElektraWeb katkıları ile yayınlanmıştır.