Bir Otel Yönetim Yazılımı Seçerken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Küçük ölçekli konaklama tesisleri, büyük oyuncularla sürekli bir savaş içindedir. Ünlü otel zincirleri çoğu durumda pahalıdır ve bu da muazzam pazarlama bütçeleri, en son teknolojilere erişim ve seyahat acenteleriyle yüksek ortaklıklar anlamına gelir. Ancak bu, kamp alanları, pansiyonlar ve aile otelleri için yer olmadığı anlamına gelmez. Sadece bu küçük ölçekli konaklama işletmelerinin kendi niş hedef kitlesi değil, aynı zamanda sektör devlerine göre büyük bir avantajları da var, akıllarına gelen her şeyi denemekte özgürler. Pazarlama taktiklerinden en son teknolojileri denemeye kadar, otel sahipleri kendileri için en uygun olanı bulana kadar bir çözümden diğerine hızla atlayabilir. Daha da iyisi, sırf yapmadıkları için ortaklarına ceza ödemek konusunda endişelenmelerine gerek yoktur.

Gerçekten Bir Otel Yönetim Yazılımına İhtiyaç Var mı?

Bugün, otel sahiplerinin ve yöneticilerinin bir otel yönetim sistemi seçmeden önce düşünmeleri gereken şeyler hakkında konuşacağız. Ama önce, gerçekten küçük otellerin otel yönetim yazılımına ihtiyacı var mı?

Kayıtlarınızı not defterlerinizde veya bir excel dosyasında tutabileceğinizi biliyoruz, ancak size bunun daha kolay ve daha ucuz olduğunu söylersek ne olur? Bir yazılım kullanarak, kalem ve kağıt neredeyse hiçbir şeye mal olmadığında paradan tasarruf edebileceğiniz mantıksız görünebilir. Okumaya devam edin, keşfedilecek yepyeni bir dünya var.

Her konaklama işletmesinin neden bir önbüro yazılımına ihtiyaç duyduğunu daha önce yayınladığımız makalemizde paylaşmıştık. Özetlemek gerekirse, önbüro yazılımı ile gelirinizi artırabilir, zamandan ve paradan tasarruf etmenizi sağlayabilir, konuklarınızın genel deneyimini iyileştirebilir ve rakiplerinizden daha iyi performans göstermenize yardımcı olabilir. Yine de, Google’ın arama sonuçlarında açılan ilk “ücretsiz otel yönetimi yazılımı” na gitmeden önce akıllıca seçim yapmalısınız. Birine gitmeden önce birkaç seçeneği karşılaştırmanızı tavsiye ederiz. İşte araştırmanızı yaparken göz önünde bulundurmanız gerektiğine inandığımız şeyler.

Kullanılabilirlik

Yeni (PMS) mülk yönetim sisteminizin tek kullanıcısı olmayacağınızı biliyoruz. Sen de biliyorsun. Aksine, her personel tarafından kolaylıkla yönetilebilen bir yazılım istersiniz.

İyi bir otel yönetimi yazılımında gezinmek kolaydır, sezgisel bir tasarıma sahiptir ve sorunsuz bir kullanıcı deneyimi (UX) sunar. Bu günlerde zaman paradan daha değerlidir ve kimse uzun ve zorlu eğitim seanslarına ihtiyaç duyan bir yazılım istemez. Otel sahipleri, herkesin mülk yönetim sistemini kullanabilmesi için personellerini eğitmek için haftalar hatta aylar boşa harcamayacaklar. Aksine, seçtiğiniz her program o kadar sezgisel olmalıdır ki hiç eğitimi olmayan insanlar bile anında çalışmaya başlayabilir.

Basitçe söylemek gerekirse, belirli bir otel yönetimi yazılımı çok karmaşık görünüyorsa, devam etmek muhtemelen daha iyidir. Araştırmanız sırasında, yararlı olabileceğini düşündüğünüz her yazılımı deneyin ve kullanılabilirliklerini karşılaştırın. Sorun yaşıyorsanız ve görünürde hızlı bir destek yoksa (SSS bölümü gibi) değerli zamanınızı daha fazla boşa harcamamanızı tavsiye ederiz. Bir otel yönetim sistemi, deneme süreniz boyunca başınızı ağrıtıyorsa, bunun size göre olmadığını bilirsiniz.

Ulaşılabilirlik

Çok da uzak olmayan bir geçmişte her şey için bir programın nasıl olduğunu hatırlıyor musunuz? Ne zaman bir belge veya sunum oluşturmanız gerekiyorsa, önce Microsoft Office’i satın alıp yüklemeniz ve ardından çalışmaya başlamanız gerekiyordu. En sevdiğiniz şarkıları dinlemek ister misiniz? Bir müzik player’a ihtiyacın vardı (Winamp benim favorimdi). Sonsuza kadar devam edebiliriz. Bugün Google E-Tablolar, Spotify, Netflix ve yıl boyunca 7/24 çevrimiçi olan yüzlerce başka uygulamaya sahibiz. Sadece tarayıcınızı açın, hesabınıza giriş yapın ve konumunuz ne olursa olsun yapmanız gereken her şeyi yapın.

Aynı şey otel yönetim sistemleri için de geçerli. Bilgisayarınıza hiçbir şey yüklemek istemediğinize bahse gireriz. Ve bu gayet iyi çünkü masaüstü programlar yavaş ve çok RAM tüketen kötü bir ünvana sahip. Neyse ki, halihazırda hareket halindeyken kullanabileceğiniz özelliklerle dolu bulut tabanlı otel yönetimi çözümleri var.

Aslında, bunlara dünyanın iyi bir internet bağlantısına sahip her yerinden erişebilirsiniz. Bu, bir otel sahibi olarak sizin fiziksel olarak orada bulunmak zorunda kalmadan mülkünüzde neler olup bittiğini izleyebileceğiniz anlamına gelir. Bir tatil veya iş toplantısı için uçağa atlayabilir ve yine de otelinizde, pansiyonunuzda, kamp alanınızda veya her ne olursa olsun gerçekleşen her şeyle iletişim halinde olabilirsiniz.

Güvenilirlik

Yazılımın güvenilir olması ne anlama geliyor? Güvenlik, çökmeler, hatalar vb. Hakkında endişelenmenize gerek kalmadan ihtiyacınız olduğunda onu kullanabileceğiniz anlamına gelir. Yeni (veya ilk) otel yönetimi yazılımınızı seçerken, önceden kurulmuş olduğundan emin olun. Kurulum yok, sistem gereksinimleri yok, güncelleme yok. Bunu düşünmek zorunda da değilsin. İşletmen gereken bir otel var, unuttun mu?

Güvenilir yazılım, ihtiyaç duyduğunuz her an yanınızda. Güvenilirliği, diğer kullanıcıların yorumlarını okuyarak ve servis sağlayıcının ticari verilerinizin yanı sıra konuklarınızın özel verilerinin nasıl ilerlediğini ve koruduğunu araştırarak kontrol edebilirsiniz.

Ayrıca, güvenilir yazılım her otel sahibinin / yöneticisinin ihtiyaç duyduğu çeşitli özellikler sunar – çevrimiçi rezervasyon motoru, API, fatura oluşturucu ve güvenilir bir ödeme sistemi.

Üretkenlik

Bir otel yönetim sistemi aramanızın bir nedeni var, değil mi? İşinizi büyütmek istiyorsunuz. Daha az sıkı çalışarak daha fazlasını başarmak istiyorsunuz. Ve bu tam olarak uygun bir otel yazılımının size yardımcı olacağı şeydir.

Eski not defterlerini bir otel yönetim yazılımı için terk ederek, rezervasyon kabul etme, misafirlerinizi giriş ve çıkış yapma, fatura oluşturma, misafirlerinizi kayıt tutma vb. Gibi günlük işlerden yılda yüzlerce saat tasarruf edebilirsiniz. otel yönetimi çözümleri bu sıkıcı görevleri sizin için daha hızlı, daha iyi ve bir dereceye kadar otomatik olarak yapacak. Bu, bazen maliyetli hale gelen insan hatası olasılığını önemli ölçüde azaltır.

Ama bir örnek verelim. Konuklarınızın geliş tarihini, adlarını ve diğer bilgilerini manuel olarak yazmak yerine, web sitenize, tüm bu bilgileri otomatik olarak otel yönetim yazılımınıza gönderen bir kayıt formu yerleştirebilirsiniz. Daha sonra misafirleriniz geldiğinde, “Check-in” düğmesine basmanız ve anahtarlarını onlara vermeniz yeterlidir. Bu kadar basit. Onların ayrılma zamanı geldiğinde, süreç de aynı derecede basit.

Destek

Elbette bazen sorularınız olacak. Elbette bazen yardıma ihtiyacın olacak. Sorularınızın olabildiğince çabuk cevaplanması önemlidir. Güvenilir otel yazılımı, sorularınızın çoğunu SSS bölümlerinde zaten yanıtlamıştır. Yerinde destek almanın çok önemli olduğunu biliyoruz, bu nedenle tavsiyemiz, güvenilir destek sunan bir otel yönetimi çözümü aramaktır. Ayrıca, yardım almak için ödeme yapmanız gerekmediğine inanıyoruz.

Bu makaleye Sponsor olabilirsiniz.