Kağıt tüketimini azaltmak mümkün! Dijital çağın en büyük mucizesi

Kağıt tüketimini azaltmak mümkün! Dijital çağın en büyük mucizesi

Kağıt tüketimini azaltmak mümkün! Dijital çağın en büyük mucizesi

Kağıt tüketimini azaltmak mümkün! Dijital çağın en büyük mucizesi

Xerox, Doktorlara ve Klinisyenlere Yarar Sağlayan Dijitalleşme İle Trust’ın Kağıt Kullanımını Azaltmasına Yardımcı Oluyor

Uzun yıllardır, kuruluşlar kağıtsız ofis hayalini kurmuşlardır. BT yöneticileri, sözleşmelerin, siparişlerin, mali beyanların ve diğer iş belgelerinin fiziksel kopyalarını içeren dolapları ve depo kutularını kaldırmayı hayal ederler. Bir kuruluşun iş yükünden kağıdı tamamen çıkarmak korkutucu ve genellikle imkansız bir görev olabilir, ancak belge dijitalleştirmenin verimlilik, güvenlik ve işbirliği açısından faydaları iyi bir şekilde kanıtlanmıştır.

Sağlık kuruluşları için bu faydalar daha da belirgin olabilir; hastaneler ve doktor muayenehaneleri, fiziksel formlar ve belgelere olan biraz anakronistik bağlılıklarıyla bilinirler ve en küçük verimlilik kazançları bile hastalar için hayat kurtarıcı sonuçlar doğurabilir. Ancak maalesef sağlık sektörü, diğer sektörlerden daha fazla dönüşüm zorluklarıyla karşılaşabilir. Yeni girişimler için bütçe genellikle kısıtlıdır ve yeni bir sistem sıkı düzenlemelere uymak zorundadır.

Bu zorlukları aşmaya yardımcı olmak ve kağıtsız bir tesisin hayaline doğru adım atmak için Bedfordshire Hastanesi NHS Trust, Xerox ile işbirliği yaparak, kağıt kullanımını azaltmayı ve kampüs genelinde dijitalleşmeyi artırmayı amaçlayan üç aşamalı bir sistem başlattı. Projedeki temel nokta, hastane kayıtlarını ele almak için tasarlanmış elektronik belge yönetim sistemi olan MediViewer’dır ve Xerox, Trust adına bu sistemi yönetmektedir. Bu, kağıt belgeleri dijitalleştirmek için kampüsteki bir tarama merkezi ile taranmış verilere elektronik erişim sağlayan bir sistemle tamamlanmaktadır.

Trust’ın ana önceliği, kliniklere hızlı ve doğru veriler sağlayarak hastaların teşhis ve tedavisini desteklemektir ve analog iş akışlarının verimsizliği, daha modern bir sistem uygulama isteğinin temel nedenlerinden biridir, diyor Trust için IT’nin Yardımcı Direktörü Josh Chandler.

“Kağıt kullanımının beraberinde getirdiği bazı temel sorunlar var ki, birçok sağlık hizmeti sağlayıcısının bunları başa çıkmaya alıştığına inanıyorum,” diyor. “Genel olarak, kağıt daha fazla kağıt üretiyor gibi görünüyor. Bu yüzden tarihsel kayıtları dijitalleştirmek ve aynı zamanda daha fazla kağıdın oluşturulmasını engellemek için bir mekanizma yaratmamız gerekiyor.”

Veri güvenliği de önemli bir endişeydi. Fiziksel belgeler kaybolabilir, değiştirilebilir veya yok edilebilir, bu sadece etkili bakımın teslimatını engellemez aynı zamanda hassas ve yüksek korumalı tıbbi verilerin yanlış ellere geçme riskini taşır. Dijital tıbbi kayıtların daha kolay ve kapsamlı bir şekilde korunabileceğini belirtir.

“İmkansız dediğim söylenemez, ancak dijital bilgileri kaybetmek daha zordur,” diyor; “kesinlikle bir tıbbi kayıt içindeki bir kağıdı kaybetmekten daha zordur.”

Hastanenin bu sistemi teslimatı için Xerox’u tercih etmesinin ana nedenlerinden biri, şirketin daha önce diğer NHS kuruluşları için benzer sistemleri başarıyla hayata geçirmiş olmasıdır. Chandler’ın ekibi, Bedfordshire NHS Trust’ın geçen yıl Nisan ayında birleştiği Luton ve Dunstable hastanesinin yanı sıra Worcestershire Acute Hospitals NHS Trust’ın da dahil olduğu meslektaşlarıyla görüştü.

Ayrıca, Xerox’un bağımsız bir yazılım paketi yerine uçtan uca bir hizmet sağladığını belirtiyor, ancak aynı zamanda MediViewer yazılımının da Trust’ın ana gereksinimlerini karşıladığını hızla belirtiyor.

“Teknolojik bir bakış açısıyla, istediğimiz tüm esnekliği sağladı,” diyor. “Diğer sistemlerle entegrasyonu sağlamak ve şu anda geçerli olan standartlara uymak istedik; aynı zamanda geliştirme ekibinin dinamik yapısı, önümüzdeki yıllarda ne elde etmeyi amaçladığımızla uyumlu çalıştı. Fonksiyonellik gereksinimlerimize uydu ve kullanım kolaylığı bunun önemli bir bileşeniydi.”

Eylül geçen yıl başlayan uygulama sürecinden bu yana, sistem hastanenin pediatri, jinekoloji ve diyabet gibi altı bölümünde kullanılmaktadır. 16.500’den fazla hasta kaydı tarandı ve Chandler, Trust personelinin zaten faydalarını gördüğünü söylüyor. Daha geniş bir konum yelpazesinden dijital kayıtlara erişme yeteneği, klinisyenlerin uzaktan danışmalar yapmasını ve hem hastaların bakımını kolaylaştırmayı hem de COVID yayılımını azaltmayı daha kolay hale getirdi, ayrıca sistem hastane içindeki lojistik baskıları azalttı.

“Normalde, pediatri servisinde bankoda yer alan bir bölüm vardı,” diyor Chandler, “ve her zaman o günkü klinikler için izlenen hasta notlarıyla doluydu. Şimdi tamamen boş, çünkü hepsi bir bilgisayar aracılığıyla erişilebilir durumda.”

Ayrıca Trust genelindeki idari personel, geniş kağıt kayıtları ve notları sipariş etme, düzenleme ve fiziksel olarak taşıma zorunluluğunun olmamasının, diğer görevlere daha fazla zaman ayırmalarını sağladığını belirtti. Bu durum, vardiyalarını kelimenin tam anlamıyla daha az sıkıcı hale getirdiğini bile açıklayan Chandler’a göre.

“Hemşirelerin reams ve reams not taşıdığını gördük,” diyor, “ve aslında, bu bizim öngörmediğimiz bir fayda, ancak birkaç klinik personeli tarafından belirtildi; not taşımak zorunda olmamak – ve sıkça ağır notlar taşımamak – onlara günlük işlerinde gerçekten yardımcı oldu.”

Herhangi bir yeni teknoloji gibi, bu sistemin uygulanması da tamamen zorluklar olmadan gerçekleşmedi; Chandler’ın vurguladığı özel bir zorluk, MediViewer’ı Trust’ın yeni standartları desteklemeyen bazı eski IT sistemleriyle entegre etmektir. Ayrıca, mevcut kayıtları tarama sürecini mümkün olduğunca verimli hale getirmek istediğini, aynı zamanda sonuçların personel tarafından erişilebilir kalmasını sağlamak istediğini belirtiyor.

“Bir önceki trustlardan birinin bizimle paylaştığı öğrenilen derslerden biri, kayıtlarının indekslenmesinin onlara önemli sorunlar yaşattığıydı,” diyor. “Tarama sürecinden kaynaklanan maliyet ve zaman miktarını sınırlamak istediler, ancak bu, klinisyenlerin genellikle büyük ve uzun bir PDF ile uğraşmalarına ve gerçekten arama yapamamalarına neden oldu.”

Bu sorunu önlemek için Trust, tarama sürecinin bir parçası olarak optik karakter tanıma (OCR) teknolojisinden yararlanıyor ve sayfaları bölümlere ayırmak ve sisteme dizinlemek için bunu kullanıyor. Bu, klinisyenlerin sistemi gezinmelerini kolaylaştırır ve aynı zamanda tarama bürosunda gecikmeleri ve tıkanıklıkları önler – ancak Chandler şaka yaparak, “doktorların yazısını okuyabilen bir teknoloji olmadığını, hatta doktorların bile doktorların el yazısını okuyamadığını” belirtiyor.

Çoğu dijital dönüşüm projesinde olduğu gibi, kullanıcı eğitimi ve benimseme, teknik entegrasyon kadar büyük bir zorluk olabilir, ancak Chandler’a göre, Trust, yeni sistemin hayata geçmesini aktif olarak bekliyordu ve personel bununla canlı gitmeyi dört gözle bekliyordu.

“Kendi organizasyonumuz gibi, karmaşıklığı ve büyüklüğü gibi, bu tür bir organizasyonlarda, genellikle bu tür projeler için son kullanıcı katılımını elde etmek bazen çok zor olabilir,” açıklıyor. “Ancak aslında, Bedford bir bakıma eğriyi düzeltmekte geride kaldı ve gerçekten birçok klinisyen için dijitalleşme ve benimsediğimiz stratejiye bir iştah kazandırdı.

“Bu, çoğu projede olduğu gibi zorlukların deneyimlendiği bir zorluktur, ancak çoğu projede olduğu gibi.” Chandler, Trust’ın MediViewer’ı tesisinin yaklaşık dörtte birine yayma sürecinde olduğunu söylüyor ve büyük COVID ile ilgili aksaklıklar olmadığı takdirde tüm önemli sistemlerde Eylül sonuna kadar canlı olmasını beklediğini belirtiyor. Bunu takip eden adım, yeni tarama merkezi tarafından yönlendirilen talep üzerine bir tarama modeline geçmek olacak, ancak bundan sonra Trust’ın daha fazla hedefi var.

Planındaki bir sonraki adım, MediViewer’ı elektronik hasta kayıt sistemlerine bağlamak ve daha fazla bilgi yakalamasını sağlamak, bu da daha fazla içgörü ve rapor üretmek için kullanılabilecek veri anlamına geliyor. Chandler, ‘düz’ verilerden uzaklaşmak istediğini söylüyor ve hastane sistemlerini bölgesel eğilimlerin daha bütünsel bir resmini oluşturmaya yardımcı olmak için geniş sağlık hizmeti topluluğunun veri akışlarıyla entegre etmek istiyor.

Ayrıca, yeni sisteme uzaktan erişim yeteneğini klinisyenlerin genişletme ve onu Luton ve Dunstable sistemleriyle entegre etme yollarını incelemek istediğini belirtiyor. Bu, dediği gibi, bize hastalar hakkında tutulan tüm tarihsel bilgileri elektronik bir formatta sunuyor ve bunlara bir dizi konumdan oldukça akıcı bir şekilde erişebiliriz, “diye ekliyor, “ve benim için bu, dijitalleşme yolculuğumuzdaki önemli bir adım oldu.”

Tüm yazılarımızı buradan okuyabilirsiniz.