Organizasyonların Temel Yapıtaşı: İnsan Kaynakları

Arka Plan

Herhangi bir işletme, ölçeğinden bağımsız olarak önce en az bir insan ile var olur. İşletmelerde üreten insan sayısı arttıkça organizasyon ihtiyacı ortaya çıkmaktadır. Zaman içerisinde gelişen farklı dinamikler organizasyon yapısının karmaşıklaşmasına neden olmaktadır. İlişkilerin düzenlenmesi, doğru iş akışlarının oluşturulması ve tanımlı süreçler ile çalışılacak bir ortamın geliştirilmesi yöneticilerin asli görevleri arasında yer almaktadır. Tüm bu bileşenlerin bir araya gelmesi ile zaman içerisinde şirket kültürü oluşmaktadır. Organizasyona yeni katılan bir çalışanın şirket kültürüne hızlı uyumu ise insan kaynakları (İK) departmanlarının önemli öncelikleri arasında yer almaktadır.

Problem: Organizasyona yeni katılan bir çalışan şirket içindeki tüm iş tanımlarına, sorumluluk alanlarına ve görevleri yerine getirebilmek için gerekli yetkinliklerin neler olduğu bilgisine erişebilir olmalıdır. Bunun sağlanamadığı durumlarda çalışanın şirket kültürüne hızlı adaptasyonu şansa bırakılmış demektir. 

Organizasyona yeni katılan çalışan öncelikle kendisinden beklentileri net olarak bilmek isteyecektir. Şirkete katıldıktan sonra ise organizasyon katmanları arasındaki ilişki biçimlerini görebilmek ve zaman ilerledikçe şirket içerisinde öngörülebilir bir kariyer yolu görmeyi bekleyecektir. Bu konularda yeterli bilgiye dilediği zaman, standart ve şeffaf bir şekilde ulaşamayan çalışan zaman içerisinde şirkete olan aidiyetini kaybederek mutsuz bir çalışana dönüşmektedir.

Organizasyon Yapısı Etrafında Şekillenen İK Yazılımı

Çalışanın şirket kültürüne hızlı adapte olabilmesi ve kendini güvenli bir iş ikliminde hissedebilmesi İK profesyonellerinin öncelikli konuları arasında yer almaktadır. İK profesyonelleri günümüzde bu konuda daha önce hiç olmadığı kadar yoğun bir şekilde yazılım desteğine ihtiyaç duymaktadır. İK yazılımlarının tarihsel gelişimini konu alan yazımızda belirtildiği üzere “Çekirdek/Temel İK (Core HR)” yazılımları şirketlerin dijital sinir ağlarının merkezinde yer almaktadır. Çekirdek İK yazılımları için yapılan genel tanımda “bir çalışanın şirket yaşam döngüsünün yönetilmesi” ifadesi yer almaktadır. Genel tanım ürünleri çerçevelemek için yeterli olmakla birlikte Çekirdek İK yazılımlarının taşıması gereken niteliklerin ve beklentilerin detaylandırılması gerekmektedir. Yukarıda tespit edilen problemin çözümü için Çekirdek İK yazılımlarının taşıması gereken ana nitelikler aşağıda listelenmiştir.

Doğru bir çekirdek İK yazılımı ile şirketler tüm İK politikalarına temel teşkil edecek güçlü bir araca sahip olacaktır. Çalışanlar ise organizasyon hakkında ihtiyaç duydukları tüm bilgileri sağlayan bir kılavuza sahip olacaktır.

• Güçlü teknik ve parametrik mimari: Yazılımın gelecekteki tüm İK politikalarına temel teşkil edebilecek güçte parametrik bir yapıya sahip olması gerekmektedir. Bu niteliğe sahip olmayan bir yazılımın seçilmesi ya da tasarımda bu konunun dikkate alınmaması gelecekte önemli problemlere neden olabilmektedir.
• Veri merkezli olmak: Yazılım ile organizasyon için sağlam bir temel oluşturulabilmesi için serbest metin alanlardan kaçınmak gerekiyor. Bu konuda yapılan yaygın hatalardan ilki iş tanımlarının serbest metin açıklamalar olarak girilmesidir. Böyle bir durum yazılımın temelinin doğru atılamamasına neden olmaktadır.
• Erişilebilirlik: Organizasyon içerisindeki bireyler kendilerini ilgilendiren tüm verilere her zaman her platformdan (web, mobil) erişebilir olmalıdır.
• Standartlık ve Şeffaflık: Veri merkezli bir yazılıma sahip olduğunuz zaman tüm verileri paylaşıma açmaktan kaçınmamalısınız. Böylece gerekli güveni tesis etmeniz kolaylaşacaktır. Bu karar yazılımdan ziyade şirket politikası ile ilgili bir konu olmakla birlikte iyi bir yazılım bu konuda size güçlü bir araç sağlayacaktır.
• Entegrasyon Kabiliyeti: Organizasyon kültürünü yansıtması ve tüm İK politikalarına temel olması beklenen yazılımın entegrasyon yeteneği oldukça önemlidir. Çekirdek İK yazılımının ERP, bordro vb. iç sistemler ve farklı dış sistemler (kamu sistemleri vb.) ile entegre olabilecek bir alt yapıya sahip olması beklenmelidir.

Çekirdek İK Yazılım Fonksiyonları

Doğru niteliklere sahip bir yazılım aşağıdaki fonksiyonları sunmalıdır. Başka bir deyiş ile aşağıda listelenen fonksiyonların varlığı yazılımın niteliksel açıdan zengin olduğunu göstermektedir.

• Detaylı iş tanımları: İyi bir Çekirdek İK yazılımı veri merkezli işlenebilecek ve bir yap boz gibi ihtiyaç duyulacak tüm iş tanımlarını oluşturabilecek fonksiyonlara sahip olmalıdır. Bunun için organizasyondaki tüm iş tanımları öncelikle sorumluluk alanları, sorumlulukları yerine getirmek için yapılacak görevler (ne yapılacak?) ve bu görevleri yaparken ihtiyaç duyulacak yetkinlik setleri (eğitim, yetenekler vb.) detayında (nasıl yapılacak?) tanımlanabilmelidir. Daha sonra bu parçaların bir araya getirilmesi ile detaylı ve standart iş tanımları oluşturulabilecektir.  Maaş politikası, yan haklar yönetimi, kariyer yönetimi vb. alanlar eksiksiz tasarlanmış iş tanımlarının üzerine oturacaktır. Böylece İK politikasının tüm bileşenleri iş tanımlarındaki kavramlara referansla şekillenecektir.
• İş tanımlarına bağlı organizasyon hiyerarşisi: İş tanımlarına bağlı olarak organizasyon yapısının katmanlarının ve katmanlar arasındaki iletişim ağının belirlendiği fonksiyonlardır.
• Self Servis İK: Organizasyonda yer alan bireylerin kendileri ve organizasyon ile ilgili bilgilere erişebildiği, kendisi ile ilgili süreçlere aktif katılabildiği platform özelliklerinin bütününe bu ad verilmektedir.
• İş Yaşam Döngüsü: Çalışanlar organizasyondaki ayak izlerini takip etmek isteyecektir. İş yaşam döngüsünün izlenmesini sağlayacak fonksiyonlar deyim yerinde ise çalışanın tarihçesini görebilmesini sağlayacaktır.
• Kazanç Yönetimi: İzin, yan haklar, prim, kazanç ve kesintilerin yönetilebileceği fonksiyonlardır. Doğru kurgulanmış iş tanımlarının üzerine şekillenecek bir kazanç yönetimi çalışanların güvenlerini kazanmanın ilk koşulu olarak değerlendirilebilir. Bu yüzden iş tanımlarına ve seviyelerine bağlı olarak şekillenebilecek alt yapıya sahip bir kazanç yönetimi oldukça önemlidir. Bu fonksiyonun doğru çalışması ve ihtiyaçları karşılaması ancak bordro yazılımı ile entegre çalışması ile mümkün olacaktır.

Çekirdek İK Yazılımı ile Sağlam Temel

Kurumsal bir yapıya geçmeyi hedefleyen işletmelerin önceliği İK departmanına yatırım yapmak oluyor. Ayrılan bütçeden çok büyük bir payı yazılım projeleri alıyor. Performans yönetimi, kariyer yönetimi, eğitim planı ve yedekleme planları gibi alt başlıklar İK profesyonellerinin ana gündemini oluşturuyor. Günümüzün mega trendlerini yakalamak isteyen işletmeler süreçlerini dijital alt yapıya taşımak istiyorlar. Yapay zekanın iş süreçlerine dahil olması ile teknolojiyi doğru kullanan ekip tasarımı giderek önemli bir kavram haline geliyor.

Ana Fikir: Güçlü bir çekirdek İK yazılımı ile sağlam temele sahip olan şirketler hızla yetenek kazanımı ve yetenek yönetimi yazılımlarına sahip olarak verilerini zenginleştiriyor. Zaman içerisinde toplanan veriler ile makine öğrenmesi tabanlı çözümler hayata geçirilebiliyor.

Bu yoğun ajanda ile karşı karşıya olan İK profesyonelleri kendilerine ayrılan bütçeler ile doğru yazılımları seçerek yola koyulmak istiyorlar. Yazılım profesyoneli olarak farklı ölçekte ve sektörde birçok İK yazılım projesinde yer aldım. Tecrübelerime dayanarak bu konuda çoğu şirketin yeterli bir yazılıma sahip olmadığını söyleyebilirim. İK yöneticilerinin veya karar vericilerinin bana en çok sordukları soru dijitalleşmede geri kalmamak için hangi İK yazılımını seçmeleri gerektiği oluyor. Benim onlara verdiğim yanıt ise iş tanımlarınız veri temelli değil ise önce sağlam bir Çekirdek İK yazılımına sahip olmalısınız oluyor.  Yanıtım çoğu karar verici bir hayal kırıklığı oluştursa da işe doğru noktadan başlayıp sağlam bir temel atan organizasyonların sağlıklı bir organizasyon gelişim trendine girdiğini görmek herkesi tatmin eden sonuçlar ortaya çıkarıyor.

Bülent ÇOLAKOĞLU
www.pmabilisim.com