İK Yazılımlarının Gelişimi

İnsan Kaynakları yazılımlarının gelişimi organizasyonlar içinde İK fonksiyonlarının gelişimine paralel gerçekleşmiştir. Bu konuda detaylı bilgilere organizasyonlar içerisinde İK fonksiyonlarının gelişimini konu alan yazımızdan erişebilirsiniz. İK yazılımlarındaki gelişimin başlıklar halinde ele alındığı bu yazıda ürün incelemesi amaçlanmadığı için ürün isimlerine değinilmemiştir.

İşletmelerin kullandıkları yazılımın fonksiyonel zenginliği şirketlerin insan kaynaklarına ayırdıkları bütçenin bir göstergesi olarak değerlendirilebilir. Organizasyonlar büyüdükçe İK ile ilgili daha farklı fonksiyonlara ihtiyaç duymaktadır. Bu yüzden bazı işletmeler aşağıda yer alan yazılımlardan yalnızca bir türünü kullanırken kimi şirketler ise birden çok yazılım ile daha derinlemesine fonksiyonlar ile İK süreçlerini yönetmektedir. 

Yasal zorunluluklar ile başlayan serüven

İşletmelerin yasal zorunluluklar gereği çalışanları ile ilgili temel bilgileri kamu otoritelerinin düzenlediği şekilde saklamak ve gerektiğinde ibraz etme zorunlulukları bulunmaktadır. Ayrıca çalışanlara yapılan ödemeler (ücret vd. tüm kazançları) ve ücretlerden yapılan kesintiler (icra vb.) her ayın sonunda bordro haline getirilmelidir. İşletmelerin mali verilerini de tutma ve saklama zorunlulukları bulunmaktadır. Dolayısı ile ölçekten bağımsız olarak çalışanı olan her işletme kendi bünyesinde ya da mali müşavirlerinin bünyesinde bordro yapma fonksiyonuna da sahip olan bir muhasebe sistemine sahip olmak zorundadır. Her ne kadar bugün İK yazılımları çok gelişmiş olsa da hala bordro ve özlük işleri yazılımların ayrılmaz parçasıdır. Bordro yazılımları kimi işletmelerde muhasebe yazılımlarının parçası olarak ayrı değerlendirilmektedir. Ancak hala tüm büyük ERP ve bağımsız İK yazılımlarında bordro modülleri mutlaka yer almaktadır.

Özlük İşlerinden Temel İK’ya Geçiş

Zaman içerisinde özlük işleri olarak adlandırılan ve çalışan ile ilgili bilgilerin yer aldığı fonksiyonlar yazılımlar içerisinde ayrışmaya başlamıştır. Yazılım üzerinde çalışanın sicil bilgisinin yanı sıra yaptığı işe ait detaylar da tutulmaya başlamıştır. Çalışanın şirket içerisindeki görev hareketliliği de yazılımlar üzerinde izlenmeye başlanmıştır. Günümüzde temel İK fonksiyonları ayrı bir parça olarak tüm İK yazılımlarının deyim yerinde ise kalbinde yer almaya devam etmektedir. Hatta ERP yazılımlarının maliyet kurgusu da Temel İK üzerinde yer alan bilgilerden beslenmektedir.

Yukarıdaki şekilde yer aldığı üzere detaylı maliyet takibi yapabilmek, süreçleri entegre yönetmek vb. ihtiyaçlar ile ERP yazılımlarına geçen işletmeler Temel İK bilgilerini yazılımlarının temeline yerleştirmişlerdir. Temel İK üzerinden sağlanan bilgiler yazılımın veri bütünlüğünü sağlamasının yanı sıra maliyet kurgusunun da temelini oluşturmaktadır.

Personel Yönetiminden İnsan Kaynakları Yönetimine Geçiş: Bağımsız İK Yazılımları

İnsan kaynaklarına verilen önemin artması ile daha çok işletmede insan kaynakları departmanları oluşmaya başlamıştır. Departmana çeşitli faaliyetlerinde kullanabilmesi için daha büyük bütçeler ayrılmaya başlamıştır. Performans yönetimi, eğitim, yan haklar yönetimi vb. fonksiyonların daha profesyonelce ele alınması ile yazılım ihtiyaçları da kompleksleşmeye başlamıştır. Böylece ERP yazılımlarında yer alan fonksiyonlar yeterli gelmemeye başlamıştır. Yalnızca insan kaynaklarına odaklı yazılımlar gelişmeye başlamıştır. ERP ve İK yazılımlarının entegre çalışmasını sağlayan işletmeler verilerinin tekilliği başta olmak üzere birçok konuda avantaj sağlamışlardır.

ERP yazılımları da kendi içlerinde yer alan İK modüllerinin fonksiyonlarını zenginleştirmişlerdir. Bu yaklaşım işletmelere bir ara çözüm sunmuştur. ERP yazılım sağlayıcıları da İK’nın bir mega trend haline gelişi ile oluşan ihtiyacı nasıl karşılayacaklarına dair karar vermek için zaman kazanmışlardır.

Ayrılan Fonksiyonlar Dönemi

İnternetin iş hayatında yaygın kullanımı birçok değişikliğin tetikleyicisi olmuştur. İnternet dağınık coğrafyalarda çalışan işletmelere bazı fonksiyonlarını merkezileştirme imkanını da bu sunmuştur. Bu dönemde teknoloji iş yapma biçimlerini kökünden değiştirmiştir. Geleneksel sektörler dahi iş modellerini gelişen internet teknolojisi ve onun sağladığı imkanlara göre değiştirmişlerdir. Ölçeğini büyüten işletmelerin insan kaynaklarına bakışı da önemli değişikliklere uğramıştır. Doğru kişilerin işe alınması, işe alınan kişinin gelişiminin ve organizasyona katkısının daha yakından takip edilmesi çok büyük önem taşımaya başlamıştır. Ayrıca işletmelerin yatırım yaptıkları çalışanları kaybetmemek için politikalar geliştirmeye başladıkları da görülmektedir. Dolayısı ile yazılım üreticilerinden bu beklentileri karşılayacak çözümler geliştirmeleri istenmiştir. Bu yoğunlaşma bazı kritik fonksiyonlar için ayrı yazılım ürünlerinin ortaya çıkmasını sağlamıştır. Önemli İK yazılımları içerisinde de İK fonksiyonlarına geleneksel yaklaşımlar terk edilerek ürünler yeni kavramlar etrafında şekillenmiştir. Ayrışan önemli fonksiyonlar aşağıda listelenmiştir.

• İşe Alım: İşe alım fonksiyonu ilk ayrışan fonksiyon olmuştur. Öncelikle ATS ( Applicant Tracking System / Başvuru Takip Sistemi) ürünleri ortaya çıkmıştır. Bu yazılımlar iş başvurularının izlendiği ve işe alıma kadar olan sürecin otomasyona geçirildiği yazılımlardır. Ancak gelişme burada kalmamış ve çok daha geniş fonksiyonlara sahip TA (Talent Acquisition / Yetenek Kazanım) yazılımları kullanıma sunulmuştur. Bu yazılımlarda işe alım için pazarlama aktiviteleri planlama, yaygın sosyal medya kanalları üzerinden aday bulma, aday ilişkileri yönetimi benzeri fonksiyonlar yer almaktadır. Bu yazılımlar adayların işe alımı sonrasında izlenerek şirket kültürüne uyum sağlanması (onboarding) aşaması da takip edecek özelliklere sahiptir.
• Performans yönetimi: Performans yönetimi öncelikle kavramsal olarak farklılaşmıştır. Artık yetkinliklere ve gelişime odaklı genel planlamalar yapılmaktadır. Kariyer yönetimi için temel teşkil eden bu planlama, içerisinde yedekleme planlarını da içermektedir. Bu alanda gelişen ürünlere TM (Talent Management / Yetenek Yönetimi) ürünleri adı verilmektedir. Bu yazılımlar üzerinde her bireye özel programlar geliştirmek mümkün hale gelmiştir. Yedekleme planları ise alınacak aksiyonları da içerecek şekilde kurgulanabilmektedir.
• İş gücü yönetimi: Bordronun bir alt parçası olarak görülen fonksiyon zaman içerisinde devam takibinden farklı bir anlam kazanmıştır. Makine öğrenmesi tabanlı teknolojilerin de desteği ile sezon etkisi içeren işlerde esnek vardiya planlama ve norm kadro yönetimi konularında oldukça iddialı çözümler geliştirilmiştir.

Bu dönemde artık ERP sistemlerinin yanında giderek gelişen bir İK sisteminden söz edilebilir. Bir önceki dönemde mega trendin gelişimini gözlemleyen büyük ERP geliştiricilerinden bazıları bu dönemde ayrı İK ürünlerini piyasaya çıkarmışlardır.

Veri analitiği ve makine öğrenmesinin rolü

Makine öğrenmesi ve yapay zeka teknolojilerindeki gelişmeler işletmeler için yeni bir dönemin kapısını açmıştır. Özellikle güçlü bir İK sistemine (en azından bir ERP) sahip işletmelerin ellerinde çok sayıda veri işlenmeye hazır halde beklemektedir. Aşağıdaki görselde yapay zeka ve makine öğrenmesinin İK alanında potansiyel kullanım alanları yer almaktadır.

Genel İK yazılımlarından ilk ayrılan ATS ve TA yazılımlarında metin işleme, konuşma işleme özellikleri kullanılmaya başlanmıştır. İşe alım süreçlerinde eşleştirme algoritmaları destekli çözümlere de rastlanmaktadır. Ayrıca veri analiği ile uğraşan yazılım şirketlerinin makine öğrenmesi tabanlı işten ayrılma tahmini yazılım ürünleri bulunmaktadır. İK yazılımı üreticisi büyük şirketlerin ya da büyük ERP pazarı oyuncularının henüz bu konuda net çözümler sunamadıkları görülmektedir. Dolayısı ile makine öğrenmesi ve yapay zeka tabanlı yeni ürünler veya şirketlerin hayatımıza girebileceği bir dönemin içerisindeyiz.

Şimdi Nereye?

Yasal zorunluluklara karşılık verebilmek için bordro ve özlük işleri ile başlayan serüven yapay zeka ve makine öğrenmesi teknikleri ile yeni bir evreye gelmiş görünüyor. Ancak tüm bu serüvenin ana tetikleyicisi şirketlerin zaman içerisinde insan kaynaklarına bakışlarındaki değişim olmuştur. Çalışanlar sadece kayıt edilmesi zorunlu birer “personel” iken şu anda şirketlerin en değerli “varlıkları” arasında değerlendirilmektedir. Nesnelerin interneti (IoT) kavramı iş hayatında internetin kullanılması kadar büyük değişiklikler yapacaktır. Yeni iş modellerinin hayatımıza girmesi ile insan kaynaklarının rolü farklılaşarak artacaktır. Bu trendlerin bir göstergesi olarak giderek daha fazla sayıda İK liderini şirketlerin yönetim kurullarında görmekteyiz. Günümüzde İK yöneticilerinden teknolojiyi kullanarak bireylerin öğrenme kapasitelerini artırmalarına destek olacak sistemler tasarlamaları beklenmektedir. Çevikliği güçlü, hızlı adapte olabilen organizasyonların oluşturulması için İK yöneticilerinden cesur kararlar almaları talep edilmektedir. Bu trendlerin yazılımlarda “Yetenek Yönetimi” alanını daha da öne çıkarması beklenebilir. Makine öğrenmesi ve yapay zeka tekniklerinin yetenek yönetimi alanında kullanımlarına şahit olabiliriz. Geleceği kesin olarak bilmek mümkün olmasa da İK yazılımlarına ayrılacak bütçenin her geçen gün artacağını tahmin etmek zor olmasa gerek.

Bülent ÇOLAKOĞLU

www.pmabilisim.com